El registro salarial (o registro retributivo) es un documento obligatorio para todas las empresas con personal en España, sin importar su tamaño, desde abril de 2021. Recoge las medias y medianas de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de toda la plantilla, desagregadas por sexo y por grupo profesional o categoría y puesto de igual valor en los casos de tener un Plan de Igualdad registrado. Sobre el papel parece sencillo, pero en la práctica es una de las obligaciones que más dudas genera. Estas son las dificultades más habituales y cómo abordarlas.
¿Qué exige exactamente la normativa?
El Real Decreto 902/2020, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, establece que todas las empresas deben contar con un registro que incluya a toda la plantilla, también al personal directivo y a los altos cargos. Debe reflejar todas las percepciones, tanto salariales como extrasalariales, en dinero o en especie.
No es un documento que se presente ni se inscriba en ningún organismo: lo elabora y lo custodia la propia empresa, y debe mantenerse actualizado. Además, cuando la media o la mediana de las retribuciones totales de un sexo supere a la del otro en al menos un 25%, el registro debe incluir una justificación de que esa diferencia responde a motivos no relacionados con el sexo.
Las 6 dificultades más habituales
1. Datos dispersos en distintos sistemas. Salario base, bonus, comisiones, retribución variable y beneficios en especie suelen estar en herramientas diferentes. La solución práctica es partir de la nómina como fuente única y cruzarla con el resto de conceptos, para que el registro sea coherente con lo efectivamente pagado.
2. Definir qué es un «puesto de igual valor». Esta cuestión solo entra en juego si la empresa tiene un Plan de Igualdad registrado (obligatorio a partir de 50 personas trabajadoras, aunque cualquier empresa puede registrarlo de forma voluntaria); en ese caso, la norma exige comparar puestos de igual valor y no ofrece una fórmula cerrada para definirlos. Lo recomendable es basarse en las funciones, la formación requerida y las condiciones de desempeño, y dejar documentado el criterio aplicado.
3. Clasificar correctamente cada concepto retributivo. Distinguir entre conceptos salariales y extrasalariales, y decidir cómo tratar los pagos en especie o los de directivos, es una fuente habitual de errores.
4. Homogeneizar jornadas y periodos. Jornadas parciales, altas y bajas durante el año o cambios de puesto obligan a ajustar los datos para que sean comparables entre sí. La ley exige realizar el estudio con las percepciones reales, si bien es recomendable tener todos los datos homogeneizados para realizar un buen análisis de las brechas.
5. Interpretar los resultados y justificar diferencias. Detectar una diferencia relevante es solo el primer paso: hay que analizar su causa y documentar la justificación objetiva.
6. Mantener el registro al día. Un registro elaborado una vez y olvidado pierde su valor. Conviene revisarlo cada ejercicio con las retribuciones del año anterior y cuando haya cambios sustanciales, como nuevas incorporaciones, cambios de convenio o reestructuraciones.
Cómo abordarlo paso a paso
- Centralizar los datos retributivos de toda la plantilla en un único punto.
- Definir y documentar los criterios de agrupación (grupos, categorías o puestos de igual valor).
- Calcular medias y medianas por sexo y por grupo.
- Revisar las diferencias e identificar las que requieran justificación.
- Planificar la actualización periódica para no llegar tarde a una revisión.
Muchos de los problemas del registro nacen de errores previos en la propia nómina. Si quieres repasar los que más incidencias generan, en nuestro artículo 9 errores comunes en las nóminas y cómo evitarlos los explicamos con detalle.
Preguntas frecuentes sobre el registro salarial
¿Es obligatorio para todas las empresas? Sí. La obligación se aplica a todas las empresas con personal en España, con independencia de su tamaño.
¿Debe incluir al personal directivo? Sí. El registro abarca a toda la plantilla, incluidos directivos y altos cargos.
¿Hay que publicarlo? No. No es un documento inscribible ni de publicación general. La empresa debe elaborarlo, custodiarlo y facilitar el acceso a la representación legal de las personas trabajadoras.
¿Cada cuánto hay que actualizarlo? Debe mantenerse actualizado. En la práctica, se revisa cada año con los datos del ejercicio anterior y siempre que se produzcan cambios sustanciales.
¿Qué ocurre si no lo tengo? El incumplimiento puede acarrear sanciones de la Inspección de Trabajo.
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